Privacyverklaring

Middels deze Privacyverklaring informeert HC Eindhoven o.a. haar leden hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers en gebruikers van de website: www.hceindhoven.nl. Door middel van deze Privacyverklaring geeft HC Eindhoven uitvoering aan de informatieverplichtingen welke voortvloeien uit met name artikel 13 en artikel 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (nader te noemen AVG).

Verklaring van de gehanteerde begrippen:

• Betrokkene: iedere persoon waarvan HC Eindhoven als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.
• Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.
• Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.
  
• Website: www.hceindhoven.nl.

Algemeen

HC Eindhoven verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Passende technische en organisatorische zijn hierbij genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens is gewaarborgd. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hier beschreven doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen,
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting dir rust op HC Eindhoven,
• de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van één van de andere natuurlijke persoon te beschermen,
• De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meerdere doeleinden,
• de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HC Eindhoven is opgedragen,
• de verweking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HC Eindhoven of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

Doeleinden

HC Eindhoven verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

• het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsoren,
• het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, tournooien en het beheer van teams,
• het organiseren van evenementen van of op HC Eindhoven, voor leden, voor oud-leden, donateurs/relaties en/of sponsoren,
• het beheer en de exploitatie van de accommodatie,
• het beheer van de organisatie van HC Eindhoven, zoals het administreren van de diverse commissies,
• het informeren van leden over activiteiten en organisatie van HC Eindhoven, onder meer via elektronische post,
• het screenen van vrijwilligers,
• de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten,
• de administratie van haar vrijwilligers en haar medewerkers,
• het beoordelen van de aanvraag van een lidmaatschap van een vrijwilliger,
• het aanbieden en beheren van LISA voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit daarvan,
• het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van HC Eindhoven of ten behoeve van evenementen van HC Eindhoven,
• het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden,
• ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd,
• het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving. Persoonsgegevens worden door HC Eindhoven niet verder verwekt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen.

Beeld en Geluid

Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van HC Eindhoven worden regelmatig foto’s genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HC Eindhoven, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website of social media worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via privacy@hceindhoven.nl kenbaar worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. HC Eindhoven heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of algemene sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

Cookies

HC Eindhoven maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht. Op de website www.hceindhoven.nl maakt HC Eindhoven gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt uw vinden op:

Het document ‘hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt’ te vinden op www.google.com/intl/policies/privacy/partners/ 

Ontvangers van persoonsgegevens

HC Eindhoven deelt persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

HC Eindhoven kan persoonsgegevens, zonder verkregen toestemming, aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HC Eindhoven in het belang van haar betrokkene is.

Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is HC Eindhoven gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB.

HC Eindhoven kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de contributie-administratie en boekhouding. Ook kan HC Eindhoven ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daar aan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

HC Eindhoven kan persoonsgegevens, in alle andere gevallen, aan een derde verstrekken, indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

Bewaartermijn

HC Eindhoven bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring bedoelde doeleinden. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden persoonsgegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaart (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn).

Rechten betrokkene

Betrokkene heeft te allen tijde recht op inzage in zijn persoonsgegevens en kan HC Eindhoven vragen om rectificatie of het wissen van de persoonsgegevens of een beperking van de hem/haar betreffende verwerking, één en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daar aan stelt.

Indien betrokkene eerder toestemming heeft verleend dan kan deze te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daar van.

Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien betrokkene om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal HC Eindhoven de persoonsgegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De persoonsgegevens die bij de aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft HC Eindhoven nodig om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten, reglementen van HC Eindhoven. Indien deze verplichte persoonsgegevens niet worden verstrekt, dan is HC Eindhoven gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

Contact

Verzoeken aan HC Eindhoven met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan privacy@hceindhoven.nl.

Wijzigingen

HC Eindhoven behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Het is aan te raden om de Privacyverklaring met regelmaat te raadplegen.

Laatste update: 25 augustus 2021